Il registro dei volontari rappresenta una delle tante novità introdotte dal D.Lgs. 117/2017 (Codice del Terzo Settore) che, unitamente alle regole in ambito assicurativo, stabilisce un nuovo contesto operativo per i volontari di tutti gli enti del terzo settore.
Il registro dei volontari è disciplinato dall’art. 17 del CTS il quale prevede una distinzione tra volontario occasionale e non occasionale; l’obbligo di iscrizione nel suddetto registro vige per i volontari NON occasionali.
È bene ricordare che la qualifica di volontario è distinta da quella di socio ed infatti ad oggi non vi è più alcun dubbio che una persona possa svolgere attività di volontariato per un ETS senza essere necessariamente associata allo stesso: questo si ricava in modo evidente leggendo la definizione di volontario contenuta all’art.17, comma 2 del CTS.
Sempre il Codice del Terzo Settore prevede, all’art. 18, la disciplina assicurativa per il volontario; nello specifico prevede l’obbligo per gli ETS che si avvalgono di volontari di assicurarli:
- contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato;
- per la responsabilità civile per i danni cagionati a terzi dall’esercizio dell’attività stessa.
Gli obblighi assicurativi menzionati valgono sia per i volontari “non occasionali” che per quelli “occasionali”.
Nel contesto normativo appena descritto si è inserito il decreto ministeriale del 6 ottobre 2021, emanato dal Ministero dello Sviluppo economico di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale in data 30 novembre 2021, il quale è intervenuto a disciplinare gli obblighi assicurativi nei confronti dei volontari degli enti del Terzo settore e le modalità di tenuta del relativo registro, secondo quanto previsto dal CTS.
Il suddetto decreto risulta di fondamentale importanza in quanto interviene a fare chiarezza sia sulle modalità di tenuta del registro dei volontari che sulle specifiche forme con le quali le polizze assicurative possono essere stipulate.
Come innanzi accennato, tutti gli ETS devono predisporre un registro dei volontari, nel quale inserire anzitutto i volontari “non occasionali” (il concetto dell’occasionalità non risulta ben chiarito dal decreto e viene lasciato alla discrezionalità dell’ente).
Il registro, prima di essere posto in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un altro pubblico ufficiale a ciò abilitato (solitamente un segretario comunale).
Nel registro devono essere indicati, per ciascun volontario:
- il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
- la residenza o, in alternativa, il domicilio laddove non coincidente;
- la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che devono corrispondere alla data di iscrizione e cancellazione della persona nel registro.
Il registro dovrà sempre essere aggiornato dall’ente qualora si verifichi qualsivoglia variazione rispetto ai soggetti che svolgono attività di volontariato, il medesimo ente dovrà poi comunicare in modo tempestivo i dati del registro all’impresa assicuratrice, secondo le modalità e i tempi concordati con quest’ultima.
Per quanto riguarda gli eventuali volontari “occasionali”, l’ente dovrà comunque provvedere a raccogliere i dati di ognuno, a conservarli e a metterli a disposizione dell’impresa assicuratrice, secondo le modalità concordate con la stessa.
Il decreto prevede comunque la possibilità di inserire nel registro anche i volontari “occasionali”, in una sezione apposita e separata rispetto a quelli “non occasionali”: in tal caso i dati da indicare sono gli stessi di quelli previsti per i volontari “non occasionali” ed elencati in precedenza.
Il decreto prevede la possibilità di tenere il registro anche in forma elettronica e/o telematica, a condizione che i sistemi utilizzati assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte; vengono richiamate nello specifico anche le modalità previste dall’art. 2215-bis, commi 2, 3 e 4 del codice civile che stabiliscono, tra l’altro che: “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato”.
I registri tenuti con sistemi elettronici e/o telematici appena menzionati, possano essere messi a disposizione anche da parte delle reti associative del Terzo settore nei confronti degli Ets ad esse aderenti: in tal caso, la rete associativa può accedere ai dati contenuti nel registro (ad esempio al fine di stipulare un’unica polizza assicurativa che si applichi anche nei confronti degli enti aderenti), il cui inserimento o modifica rimane però di esclusiva competenza del singolo aderente in quanto unico titolare dell’obbligo di tenuta del registro. Qualora l’ente dovesse cessare il rapporto di appartenenza alla rete associativa, conserverà comunque copia digitale delle iscrizioni inserite per il relativo periodo di appartenenza.
Per ciò che riguarda le polizze assicurative il decreto ministeriale prevede che possono essere stipulate in modalità “collettive” o “numeriche”, e devono essere predisposte dalle imprese assicuratrici in modo da garantire la massima trasparenza delle condizioni e l’assenza di discriminazioni nell’accesso dei volontari alla tutela assicurativa.
Per i volontari “non occasionali” le garanzie assicurative decorrono dalle ore 24 del giorno di iscrizione al registro; se essi cessano di prestare la loro attività volontaria (e vengono quindi cancellati dal registro), le garanzie perdono efficacia a partire dalle ore 24 del giorno della cancellazione. Per quanto riguarda invece i volontari “occasionali”, l’efficacia delle polizze cessa alle ore 24 dell’ultimo giorno di servizio, il quale deve essere espressamente indicato nella polizza.
Le coperture assicurative stipulate dagli Ets sono soggette a controllo da parte dell’Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni (Ivass), che lo esercita nello specifico nei confronti delle imprese di assicurazione.
Sono invece di competenza degli uffici del Runts, così come degli altri soggetti autorizzati, i controlli sulla documentazione riguardante l’assicurazione dei volontari “non occasionali” e “occasionali”, la quale deve essere conservata dai singoli enti per almeno dieci anni.
Infine si coglie l’occasione per ricordare che nel novero degli Enti del Terzo Settore vi sono due tipologie di enti nei quali la presenza dei volontari risulta necessaria per lo svolgimento delle proprie attività e sono le ODV e le APS; difatti, come confermato dalla nota ministeriale del MLPS del 30/11/2021: “Deve dedursene, nella logica sistematica prima richiamata, che in tali tipologie (ODV ed APS), diversamente da quanto previsto per gli altri ETS, la presenza dei volontari è necessaria e non soltanto eventuale….”.
Pubblicato il 10/02/2022 Avv. Luca Concilio